Karriere

Offizin-Managerin

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Haben Sie Spaß am selbstständigen Arbeiten und Organisieren? Dann könnte diese Fortbildung das Richtige für Sie sein.

Den Chef der Apotheke bei allen kaufmännischen und organisatorischen Aufgaben wirksam zu entlasten – das ist die Aufgabe der Offizin-Managerin. Mit dieser Tätigkeit können Sie also Ihren Arbeitsschwerpunkt innerhalb der Apotheke verlagern oder die Bereiche ausbauen. Die Fortbildung gibt es erst seit wenigen Jahren, erklärt Klaus Hölzel vom Apotheken Management-Institut (AMI) in Oestrich-Winkel, das diese Weiterbildung anbietet. Bislang haben rund 360 Teilnehmer den Kurs absolviert.

Für wen kommt die Fortbildung in Frage? Voraussetzung ist eine Ausbildung als Pharmazeutisch-Technische Assistentin oder als Pharmazeutisch-Kaufmännische Assistentin. Aber auch Pharmazie-Ingenieure, Chefeinkäufer und Apotheker können sich dafür anmelden. Der Kurs dauert sechs Monate und ist als Fernlehrgang angelegt. Er kann also gut berufsbegleitend absolviert werden, ohne Urlaubs- oder Arbeitszeit für den Besuch von Seminaren zu verbrauchen.

Organisationstalent Die Weiterbildung zur Offizin-Managerin eröffnet ausgesprochen vielfältige neue Aufgabengebiete, wie Birgit Saalmüller vom AMI beschreibt. Insgesamt halten Sie ihrem Chef den Rücken frei für andere Arbeiten, indem Sie zum Beispiel seine Termine planen und verwalten und die Planung des Personaleinsatzes übernehmen. Wie solche Aufgaben optimal zu bewältigen sind, lernen Sie in diesem Kurs.

Im Prinzip werden Sie zur „rechten Hand des Chefs“ und organisieren das Apothekensekretariat. Sie kümmern sich beispielsweise um den Zahlungsverkehr und lernen, die Buchhaltung vorzubereiten. Letzteres kann auch privat Vorteile bringen: Mit dem neuen Wissen fällt es vielleicht leichter, die jährliche Steuererklärung zu erstellen. Auch die Organisation von Mitarbeiterschulungen fällt in Ihren Bereich.

Um einen vollständigen Wechsel des Arbeitsinhaltes geht es aber in der Regel nicht: „Die Offizin-Managerin sollte weiter im Kontakt mit den Kunden bleiben“, betont Saalmüller. Sie hat also auch in der neuen Tätigkeit Zeit für den Handverkauf. „Das ist wichtig, um ihre Arbeit zu planen.“ Zum Beispiel, um wirksame Verkaufsaktionen zu entwickeln und durchzuführen. Denn dafür sind nicht nur kreative Ideen, Kommunikationsfähigkeit und Organisationstalent gefragt. Man muss auch wissen, was die Kunden wünschen und wie man sie erreicht. Da ist es besser, den Kontakt zu ihnen nicht zu verlieren. Schließlich plant die Offizin- Managerin aus dem Jahresbudget der Apotheke auch die Ausgaben für solche Aktionen ein. Und die sollen sich schließlich lohnen.

Kaufmännisches Wissen Die Planung solcher Projekte mit Budgetverantwortung gehört zu den Managementaufgaben und kann bis zu Rabattaktionen und zum Einführen von Bonussystemen reichen. Übers Jahr betrachtet kann es dabei um richtig viel Geld gehen. Auch wenn solche Aktionen natürlich mit dem Chef abgesprochen werden, so verlangen sie doch hohes Verantwortungsbewusstsein. Das ist auch in der Warenwirtschaft erforderlich, wenn Einkauf und die Lagerhaltung zu managen sind. Verhandlungen mit Großhändlern zählen ebenfalls zu den Aufgaben der Offizin-Managerin. Sie sollte also neben Verantwortungsgefühl auch Interesse an der kaufmännischen Seite der Tätigkeit und am Umgang mit Menschen mitbringen.

Fernkurs mit Punkten Der Kurs ist von der Staatlichen Zentralstelle für Fernunterricht geprüft und zugelassen, das spricht für Qualität. Da es sich um einen Fernkurs handelt, kann jeder Teilnehmer lernen, wann er will – den eigenen Wünschen und Bedürfnissen entsprechend. Der Lehrstoff wird in Form von Lehrheften nach Hause geliefert. Sie decken die Themen vom pharmazeutischen Wissen über Management-Techniken bis zum kaufmännischen Wissen aus der Betriebswirtschaftslehre ab. Das klingt hochgestochen, aber das Lehrmaterial wurde von Praktikern für die Praxis erstellt – der Inhalt lässt sich also selbstständig erarbeiten. Falls doch Fragen auftauchen, hilft das Institut telefonisch oder per E-Mail weiter.

OFFIZIN-MANAGERIN:
Die Offizin-Managerin entlastet den Chef der Apotheke bei kaufmännischen und organisatorischen Aufgaben. Ein Fernlehrgang zur Offizin-Managerin wird für PTA und PKA vom Apotheken Management-Institut (AMI) in Oestrich-Winkel angeboten. Der Kurs ist staatlich anerkannt. Er dauert sechs Monate und kostet 570,48 Euro.

Apotheken Management-Institut GmbH
Markt 3, 65375 Oestrich-Winkel
Tel. 0 67 23/88 52 91

© Falko Matte / www.fotolia.com Jedes Kapitel enthält zudem Kontrollaufgaben mit Lösungen. So kann jeder seinen Lernerfolg selbst überprüfen. Außerdem besteht die Möglichkeit, online sechs Zwischenprüfungen abzulegen. Das ist freiwillig. Den Abschluss bildet eine schriftliche Prüfung. Sie dauert 100 Minuten und wird an mehreren Orten angeboten, um lange Anfahrten zu vermeiden. Bei erfolgreichem Abschluss erhält der Teilnehmer das Zertifikat „Offizin-Manager/in Apotheke“. Wer außerdem die Zwischenprüfungen gemacht hat, dem schreibt die Apothekerkammer nach dem Abschluss sieben Fortbildungspunkte gut.

Der Kurs kostet inklusive Lehrmaterial, Hotline und Mehrwertsteuer 570,48 Euro; die Teilnehmer können diese Ausgaben bei der Steuer als Werbungskosten geltend machen. In zwei Drittel der Fälle übernimmt der Chef die Kosten ganz oder teilweise, sagt Klaus Hölzel. Er kann die Kosten als Betriebsausgaben absetzen. Kursstart ist jeweils im Mai und im November. Interessierte können jeweils auch kurz danach noch beginnen. So ist ein Einstieg in den bereits im Mai begonnenen Kurs auch im Juni noch problemlos möglich.

Den vollständigen Artikel finden Sie auch in Die PTA IN DER APOTHEKE 06/10 ab Seite 50.

Helga Brettschneider

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