Kommunikation

Nicht morgen, sondern heute!

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Das Liegenlassen ungeliebter Tätigkeiten lockt. Wenn wir diesem Gefühl jedoch zu häufig nachgeben, türmen sich schließlich jede Menge aufgeschobener Arbeiten.

Alles Aufgeschobene beschert uns ein Durcheinander, das in seiner Unübersichtlichkeit die Arbeitsblockade manifestiert. Die unangenehmen Gefühle, die den Betrof - fenen von einer Aufgabe abhalten, entstehen unter anderem durch unklare Prioritätensetzung, schlechte Organisation, Impulsivität, mangelnde Sorgfalt, Ängste und Perfektionismus. Das weit verbreitete Aufschiebeverhalten, die Prokrastination, nimmt je nach Persönlichkeit und Aufgabe ein un terschiedliches Ausmaß an – und je länger man wartet, desto größer ist die Hürde, dagegen anzugehen.

Strukturiertes Vorgehen Eine klare Konzeption, die sowohl einen Gesamtüberblick bietet als auch die Arbeitsplanung für die einzelnen Tage mit einbezieht, hilft dabei. Claudia Guderian gibt in ihrem Buch „Arbeitsblockaden erfolgreich überwinden“ einige Tipps: Das Tagesprogramm ist allmorgendlich zu erstellen, sodass Sie die investierte Zeit im Laufe des Tages vielfach zurückbekommen. Und: Sie haben noch ein paar richtig schöne Pausen dabei herausgeschlagen. Die geben Ihnen Power und steigern die Konzentration!

Wichtig ist es, dafür „echte“ kleine Pausen einzulegen. Falls Sie vergessen haben, was eine echte Pause ist: Man guckt aus dem Fenster, träumt, isst sein zweites Frühstück etc. Dieses geschieht, ohne gleichzeitig die Fachzeitung zu lesen oder Telefonate zu erledigen! Entfernen Sie daher alles von Ihrem Arbeitsplatz, was nicht direkt mit Ihrer Arbeit zu tun hat. Lassen Sie nur das auf dem Tisch liegen, was Sie ständig benutzen. Als nächstes werden Prioritäten festgelegt: das Wichtigste zuerst. Ein kleiner Tipp am Rande: Das Wichtigste ist meistens das, was am meisten Unruhe bei Ihnen auslöst. Für PTA ist das Gestörtwerden normal.

Was hilft? Je nach Betriebsgröße existieren verschiedene Möglichkeiten. Nutzen Sie Mittagspausen, wenn wenig oder gar kein Betrieb ist. Machen Sie nur eine Stunde RICHTIG Pause, fangen danach erfrischt wieder an und lassen Sie das Telefon klingeln, das Faxgerät rattern etc., ohne zu unterbrechen. Stimmen Sie sich im Team ab: Melden Sie sich fürs Labor ab, verlegen Sie möglichst viele Arbeiten dorthin und bleiben ungestört. Ihre Kolleginnen überlegen dreimal, ob sie unbedingt jetzt ihre Frage stellen und nach hinten rennen müssen. Eine andere Möglichkeit: Fangen Sie morgens vor Betriebsbeginn in der Stille an.

Delegieren! An wen? An den, dem diese Aufgabe schneller von der Hand geht oder der auf Ihr Nachfragen einspringt. Das kann auch mal der Chef sein: Manche Dinge erfordern direkte Entscheidungen, die Sie erst wieder mit ihm abstimmen müssten. Das sind zum Beispiel Telefonate, bei denen etwas Konkretes erfragt wird. Oder: Sie wollen aufräumen und Ausmisten. Teilen Sie der Helferin die Aufbewahrungsfristen mit und übergeben Sie ihr die Ordner zur „Verschlankung“. Verdeutlichen Sie sich die Unmöglichkeit Ihres Vorhabens, grundsätzlich alles alleine zu erledigen, weil Sie die einzige sind, die perfekt arbeitet.

Nehmen Sie sich einmal oder zweimal die Zeit, Andere in bestimmte umfangreichere oder komplizierte Arbeitsgebiete einzuarbeiten, um diese dann in Zukunft ganz abzugeben. Auf Dauer sparen Sie so Unmengen an Zeit, selbst wenn Sie anfangs investieren.

Sich anfangs überwinden Hier liegt das Geheimnis. Haben Sie erst einmal begonnen, merken Sie, dass die Arbeit flotter von der Hand geht als gedacht. Falls Sie immer noch zögern, stellen Sie sich Ihr Gefühl vor, wenn Sie schon fertig sind! Ist das nicht wunderbar? Verdeutlichen Sie sich außerdem, dass länger Warten die Arbeit nicht erleichtert. Also: Fangen Sie einfach an!

Mit Krisen umgehen Machen Sie eine kurze Pause, gewinnen Sie den Überblick zurück und beginnen neu: Was ist am Wichtigsten? Was brauche ich dafür? Wer kann mir etwas abnehmen? Allgemein weniger sprechen, dabei mehr sagen und eher Handeln. Probleme sind zum Lösen da, ohne Umwege und Ausweichmanöver. Fragen Sie Andere, auch Ihren Apotheker: „Hat jemand eine Idee? Können Sie das übernehmen?“ Vergessen Sie nicht, sich dafür zu bedanken und Ihre Erleichterung zu zeigen, sonst hat bald niemand mehr Ideen.

Bei tiefer liegenden Hemmnissen: Die Gründe, einzelne Arbeiten und größere Vorsätze immer wieder aufzuschieben, können vielfältig sein. Gehen Sie in sich und forschen Sie Ihren ganz persönlichen Gründen nach. Fragen Sie sich, was alles hinter der Tatsache stehen könnte, dass Sie sich selbst davon abhalten, Ihre Pläne wirklich anzugehen.

Den vollständigen Artikel finden Sie auch in Die PTA IN DER APOTHEKE 01/10 ab Seite 58.

Ute Jürgens, www.kommed-coaching.de

Stichworte: Arbeitsplanung, Aufschieben, Kommunikation, Konzept, Planung, Strukturiertes Vorgehen, Verschieben